Перед нами завдання 2.2 — «Управляйте комунікаціями». Це ключовий елемент процесного домену, адже комунікація — це, по суті, «кровоносна система» проєкту.
Ефективне управління комунікаціями означає не просто передати повідомлення — а зробити так, щоб потрібна інформація дійшла до потрібної людини, у правильний час, у зручному форматі — і була зрозумілою.
- Перший крок — це аналіз комунікаційних потреб усіх стейкхолдерів. Кому потрібна яка інформація? Як часто? У якій формі?
- Далі — вибір методів і каналів комунікації. Це може бути усне спілкування, звіти, дашборди, особисті зустрічі, електронна пошта — залежно від ситуації й аудиторії.
- Третій важливий момент — поширення інформації. Ми повинні бути впевнені, що учасники проєкту дійсно отримали й опрацювали повідомлення. І що ще важливіше — інформація має бути корисною для них, а не просто галочка у плані.
- І, нарешті, перевірка розуміння. Це не менш важливо, ніж сам факт передачі. Треба переконатися, що повідомлення не тільки отримане, а й правильно інтерпретоване. Для цього нам слугує зворотний зв’язок.
Усі ці дії разом створюють умови для того, щоб проєктна команда й стейкхолдери діяли злагоджено, були в курсі подій і приймали обґрунтовані рішення.
Щоб опанувати Завдання з управління комунікаціями, вам потрібно:
- У PMBOK Guide 7-го видання прочитати розділи 2.1, 2.4, 2.5, 4.2, 4.6 (частина «PMBOK»).
- Прочитати розділи 5.15, 5.17, 5.24, 6.7, 7.9, 9 (Communications management plan, Project communications, Team charter, Virtual teams, Work performance reports) та 10 (Active listening, Advertising, Colocation, Communication competence, Communication methods, Communication models, Communication requirements analysis, Communication styles assessment, Communication technology, Conflict management, Cultural awareness, Feedback, Individual and team assessments, Knowledge management, Leadership, Meetings, Political awareness, Project reporting, Stakeholder engagement assessment matrix, Stakeholder mapping/representation, Team building) у Process Groups: A Practice Guide.
- Переглянути відеоматеріал:
4. Перевірити свої знання для завершення вивчення завдання.