Управління закупівлями — це окрема дисципліна в проєктному менеджменті, яка охоплює всі взаємодії з постачальниками, підрядниками та зовнішніми виконавцями. І хоча це виглядає як досить вузька тема, насправді вона впливає на час, бюджет, якість і навіть ризики проєкту.
Цей таск — своєрідна дорожня карта нашого розділу:
- Ми розглянемо закупівлі послідовно, як процес, що починається з визначення потреб у зовнішніх ресурсах.
- Далі — як ці потреби комунікувати: і внутрішнім стейкхолдерам, і зовнішнім партнерам.
- Потім поговоримо про розробку стратегії закупівель: які саме контракти обрати, як їх структурувати, як адаптувати закупівлі під умови проєкту.
- Наступний крок — створення рішень постачання, тобто коли, що і як буде доставлено.
- І нарешті — управління виконанням: постачальниками, контрактами, змінами та ризиками, аж до формального завершення закупівель.
Кожен із цих напрямів критично важливий. Плутанина в одному — і вся проєктна логістика летить шкереберть: або нема потрібного ресурсу вчасно, або щось коштує дорожче, ніж планувалося, або якість не відповідає очікуванням. Тому важливо мислити системно й проактивно.
І пам’ятайте — у багатьох організаціях закупівлі є централізованою функцією. Тобто менеджер проєкту має не лише планувати, а й взаємодіяти з зовнішньою закупівельною службою. Іноді це співпраця, іноді — боротьба за пріоритети, але в будь-якому випадку — вам треба розуміти, як цей процес працює, щоб не потонути в узгодженнях.
Щоб опанувати Завдання з планування й управління закупівлями, вам потрібно:
- У PMBOK Guide 7-го видання прочитати розділи 2.4, 2.5, 3.5, 4.6 (частина «PMBOK»).
- Прочитати розділи 5.16, 5.23, 6.9, 7.11, 9 (Agreements, Bid documents, Closed procurements, Independent cost estimates, Procurement documentation, Procurement management plan, Procurement statement of work, Procurement strategy, Selected sellers, Seller proposals, Source selection criteria) та 10 (Audits, Bidder conferences, Market research, Negotiation, Proposal evaluation, Source selection analysis) у Process Groups: A Practice Guide.
- Прочитати розділ 6.3 у Agile Practice Guide.
- Переглянути відеоматеріали:
5. Перевірити свої знання для завершення вивчення завдання.